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Executive Assistant Fähigkeiten, Gehalt, Verantwortlichkeiten & mehr

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Erfahren Sie mehr über die Rollen und Verantwortlichkeiten, das Gehalt und die wesentlichen Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein erfolgreicher Assistent der Geschäftsleitung zu werden:

Die Rolle der Assistenten der Geschäftsleitung hat sich in den letzten Jahren weiterentwickelt. Durch die bloße Beantwortung von Telefonanrufen und die Begrüßung von Bürogästen sind sie heute ein strategischer Partner, Problemlöser und vertrauenswürdiger Vertrauter geworden. Sie sind jetzt von größerem Wert als zuvor. Ihre Funktion hat sich in eine strategischere als die unterstützende verwandelt.

Die Führungskräfte verlassen sich heute stark auf ihre Assistenten, um viel mehr als nur die Hilfe des Administrators zu erhalten. Sie sind auf ihre EAs angewiesen, um ihr technisches Fachwissen, ihre strategische Beratung und ihre kritische Analyse der Situationen zu erhalten. Ihre Rolle erstreckt sich auf die Auseinandersetzung mit einer Vielzahl von Dingen und verschiedenen Themen wie interner Kommunikation, Projektmanagement, Planung von Veranstaltungen usw.

Fähigkeiten als Assistent der Geschäftsleitung

Was du lernen wirst:

Rollen und Verantwortlichkeiten des Executive Assistant

Ihre Aufgabe wird als Machtrolle bezeichnet. Es ist daher unvermeidlich, dass Assistenten der Geschäftsleitung über bestimmte Fähigkeiten verfügen, um alles durchzuarbeiten. Wenn Sie vorhaben, einer zu sein, finden Sie hier eine Liste der grundlegenden und wesentlichen Fähigkeiten, die Sie besitzen müssen. Zuvor müssen Sie jedoch wissen, welche Aufgaben ein Assistent der Geschäftsleitung hat.

Verantwortlichkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung

Verantwortlichkeiten

(Bild Quelle ))

Obwohl die Rolle und die Verantwortung eines Assistenten der Geschäftsleitung in den letzten Jahren stark zugenommen haben, sind einige der grundlegenden gleich geblieben.

Verantwortlichkeiten umfassen:

  • Vorbereiten von Dokumenten wie Finanzberichten, Rechnungen, Memos, Briefen, Berichten usw.
  • Kümmern Sie sich nach Bedarf um die Anrufe, wie das Beantworten, Weiterleiten oder Weiterleiten der Nachrichten.
  • Sich um die grundlegende Buchhaltung kümmern.
  • Sammeln und archivieren Sie Unternehmensunterlagen, Berichte und Dokumente.
  • Vorbereitung von Dokumenten zur Überprüfung und Präsentation nach Recherche und Durchführung von Daten.
  • Helfen Sie Führungskräften, sich auf Besprechungen vorzubereiten.
  • Protokoll der Besprechung genau aufzeichnen.
  • Termine festlegen.
  • Verwenden von Computern für verschiedene Arbeiten.
  • Reisevorbereitungen treffen.
  • Verwalten der Datenbank, Bestellen von Verbrauchsmaterialien und Ausführen ähnlicher Büroaufgaben.
  • Überprüfen, Sortieren und Verteilen von Mitteilungen wie Faxen, E-Mails, Briefen usw.

Executive Assistant Gehalt

Gehalt

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Jobs als Assistent der Geschäftsleitung stehen in der Liste der bestbezahlten Jobs auf dem Markt an zweiter Stelle und erfordern keinen bestimmten Abschluss oder Bildungsabschluss. Das Gehalt eines EA variiert in verschiedenen Branchen. Sie können zwischen 55.000 und über 70.000 US-Dollar verdienen.

Executive Assistant Skills List

Assistent der Geschäftsleitung zu sein, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wenn Sie sich für diesen Job interessieren, müssen Sie einige grundlegende Fähigkeiten besitzen.

Diese Fähigkeiten werden im Folgenden ausführlich erläutert:

# 1) Eine Vorliebe für Gespräche

Ein Assistent der Geschäftsleitung ist wie ein Sprecher, und seine Worte gelten als die seines Chefs. Daher sind gute Kommunikationsfähigkeiten auf Expertenebene mit angemessenen Telefonetiketten und einer ausgefeilten Sprache ein Muss. Sie sollten überzeugend sein und in der Lage sein, alles genau und klar auf den Tisch zu legen.

Oft müssen Assistenten im Namen ihrer Vorgesetzten die De-facto-Rolle der internen Kommunikation übernehmen. Außerdem möchten Führungskräfte Ihre Ideen überprüfen oder Ihre Meinung zu etwas Wichtigem einholen. Sie müssen also in der Lage sein, ihren Standpunkt ehrlich zu vertreten.

# 2) Tadellose Fähigkeiten zum Organisieren und Priorisieren

Dies ist ein absolutes Muss für Assistenten der Geschäftsleitung, da sie eine schnelllebige und sich ständig ändernde Rolle spielen. Sie können es sich also nicht leisten, Zeit zu verlieren, wenn sie nicht organisiert sind. Eine gute Führungskraft muss einwandfrei organisiert sein.

Sie müssen die Aufgaben nach dem Fokus priorisieren und einzeln erledigen. Sie helfen ihrem Chef bei der Priorisierung von Aufgaben und müssen dies auch vorher tun. Auf diese Weise können sie ihrem Chef helfen, die Ablenkung zu minimieren und sich nur auf die dringendsten Probleme und Aktivitäten zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben.

Dies erfordert ein fundiertes Urteilsvermögen, um zu entscheiden, was Aufmerksamkeit erfordert und was Sie einfach herunterfahren können. Der Assistent muss mit seinem Chef zusammenarbeiten, um die Arbeit zu priorisieren. Um Ihre Gesamtziele gut priorisieren zu können, muss dies klar sein, denn ohne klare Ziele können Sie dies nicht tun.

# 3) Multitasking

Multitasking

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Multitasking ist ein Mythos, weil unser Gehirn immer nur eine komplexe Arbeit gleichzeitig erledigen kann. Ein gewisses Maß an Multitasking ist jedoch für die Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung von entscheidender Bedeutung. Jetzt können Sie dies tun, indem Sie zwei einfache Aufgaben kombinieren.

Zum Beispiel, Sie führen einen Anruf und die Person auf der anderen Seite hat Ihren Anruf gehalten. Nehmen Sie sich Zeit, um auf einige E-Mails zu antworten oder Buchungen für Reisen vorzunehmen. Sie müssen Ihre Arbeit priorisieren und einzeln abschließen. Durch das Mischen einiger sinnloser Aufgaben sparen Sie jedoch viel Zeit.

# 4) Technisch kompetent

Assistenten der Geschäftsleitung müssen mit den technischen Fähigkeiten vertraut sein, da sie Unternehmensberichte erstellen, Daten eingeben, Kalender verwalten usw. Sie müssen daher mit den MS Office-Tools, dem Internet usw. vertraut sein. Sie müssen auch häufig arbeiten mit dem Customer Relationship Management-System, dem virtuellen Helpdesk und der Kundendienstplattform.

Aus diesem Grund muss ein Assistent der Geschäftsleitung über gründliche Kenntnisse in Bezug auf Betriebssysteme, Software, Browser usw. verfügen.

# 5) Ein Auge für Details

Die Kommunikation zwischen Partnern und Kunden ist sensibel. Daher muss sie bei der Bearbeitung detailorientiert sein. Dies hilft ihnen, Tippfehler und Grammatikfehler zu vermeiden. Ein Auge für Details zu haben, hilft auch bei anderen Arbeiten und stellt sicher, dass Sie vertrauenswürdige und genaue Arbeitseingaben liefern.

Fehler würden nicht nur Ihren Ruf mindern, sondern auch Ihren Chef dazu bringen, Ihre Vertrauenswürdigkeit in Frage zu stellen.

# 6) Entscheidend und schnell

Ein Assistent der Geschäftsleitung zu sein, ist, als würde man die ganze Zeit schnell laufen. Sie haben keine Zeit, langsam oder vage zu sein. Sie müssen in der Lage sein, die Situation einzuschätzen, die erforderlichen Informationen zu sammeln, wichtige Fragen zu stellen und dann schnell zu handeln.

Möglicherweise verfügen Sie nicht immer über alle erforderlichen Informationen, müssen jedoch immer sicher und schnell handeln. Sie werden nicht den Luxus bekommen, auf mehr Klarheit oder Schlimmeres zu warten, manchmal sogar auf Erlaubnis.

Fähigkeiten eines hervorragenden Assistenten der Geschäftsleitung

Es gibt Assistenten und dann hervorragende Assistenten. Die herausragenden sind diejenigen, die zusätzlich zu den oben genannten einige andere Fähigkeiten besitzen.

# 1) Ressourcen

Assistenten der Geschäftsleitung werden oft gebeten, unmögliche Aufgaben zu erledigen. Und Sie können sich nicht beschweren, weil es Teil des Jobs ist und mit dem Territorium einhergeht. Sie müssen Verbindungen haben, Leute, von denen Sie Gefälligkeiten einlösen können. Sie müssen sich der richtigen Orte für verschiedene Dinge bewusst sein, an wen Sie sich wenden, wie Sie verhandeln und wo Sie suchen müssen. Auf diese Weise können Sie die Unmöglichen ziehen.

# 2) Bleib ruhig

Beruhige dich unter Druck

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Führungskräfte haben oft Hochdruckjobs und die meisten von ihnen sind auch anspruchsvoll. Dieser Druck und diese Forderungen werden an die Assistenten weitergegeben. Viele Tage werden wie die Feuerwehrübung sein. Sie müssen sich also ruhig halten. Nur so können Sie Termine einhalten und Aufgaben erledigen.

# 3) Betrachten Sie das große Ganze

Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten mit allen Ebenen der Mitarbeiter und mehreren Abteilungen. Um die Dinge im Auftrag Ihres Chefs effizient zu erledigen, müssen Sie ein gutes Verständnis für das Geschäft haben. Wenn Sie etwas nicht verstehen können, vereinbaren Sie einen Mittagstermin mit jemandem, der dies tut, und sprechen Sie mit ihm.

Sie können dasselbe auch mit jemandem aus jeder Abteilung tun. Es wird Ihnen helfen, mehr darüber zu erfahren, wie das Team eine wichtige Rolle in der größeren Mission des Unternehmens spielt. Dies ist eine der besten Möglichkeiten zum Networking. Sie müssen über grundlegende Kenntnisse über alles verfügen, damit Sie Ihren Vorgesetzten und Ihrem Chef wichtige Einblicke bieten können.

# 4) Starre Diskretion

Führungskräfte beschäftigen sich ständig mit sensiblen Informationen, und das bedeutet, dass auch Assistenten Zugriff darauf haben. Alle privilegierten Informationen müssen sorgfältig behandelt werden.

Der Erfolg eines Assistenten der Geschäftsleitung basiert auf Vertrauen. Der unachtsame Umgang mit sensiblen Informationen kann nicht nur dieses Vertrauen brechen, sondern auch Ihren Job kosten. Und wenn Sie versehentlich einen Ausrutscher gemacht haben, besitzen Sie ihn. Lassen Sie Ihren Chef vor allen anderen wissen und erarbeiten Sie ein Mittel dafür.

# 5) Vorwegnehmen

Erwarten

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Assistenten der Geschäftsleitung gedeihen, wenn sie die möglichen Ereignisse vorhersehen und die Probleme antizipieren können, noch bevor sie sich vollständigen Themen zuwenden. Sie sollten in der Lage sein, sowohl situativ als auch persönlich zu antizipieren.

Situative Antizipation ist, wenn Sie die Möglichkeiten eines auftretenden Problems antizipieren und proaktiv daran arbeiten, dies zu verhindern. Persönliche Vorfreude ist es, die Eigenheiten und Vorlieben Ihres Chefs zu kennen. In beiden Szenarien müssen Sie in der Lage sein, es frühzeitig zu stoppen, um unzählige Kopfschmerzen zu vermeiden.

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# 6) Flexibilität

Der Job eines Assistenten der Geschäftsleitung ist breit und anders. Dies bedeutet, dass Sie sich jederzeit um 360 Grad drehen müssen. Die Dinge ändern sich auf Knopfdruck und die Assistenten müssen sich anpassen und entsprechend reagieren.

Sie sollten in der Lage sein, schnell zu ändern, was sie suchen. Zum Beispiel, Sie können sich bemühen, etwas zu tun. In diesem Moment kommt Ihr Chef herein und fordert Sie auf, dringend eine andere Aufgabe zu erledigen. Sie müssen in der Lage sein, die vorliegende Arbeit anzuhalten, um den neu zugewiesenen Job zu beenden. Aber dann müssen Sie auch in der Lage sein, zu dem zurückzukehren, was Sie getan haben.

Was macht einen Executive Assistant zu einem Rockstar?

Ein Assistent der Geschäftsleitung zu sein ist nicht einfach, aber ein Assistent des Rockstars zu sein, erfordert viel mehr. Wenn Sie so gut sind, hängt Ihr Chef in vielen Dingen von Ihnen ab. In diesem Fall können Sie nicht zurückfallen oder langsam werden. Sie müssen einen Schritt voraus sein und ein Rockstar-Assistent sein.

# 1) Seien Sie proaktiv

proaktiv

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Um ein Rockstar-Assistent zu sein, muss man einen eigenen Verstand haben. Sie können sich nicht immer darauf verlassen, dass Ihr Chef Ihnen sagt, was zu tun ist. An einem Tag als Führungskraft können viele Dinge schief gehen, und deshalb ist Vorfreude von entscheidender Bedeutung.

Genauso wichtig ist es jedoch, die Probleme richtig anzugehen. Versuchen Sie immer, mit einer Lösung fertig zu sein, bevor Sie dazu aufgefordert werden, und versuchen Sie auch, Alternativen bereit zu halten.

# 2) Haben Sie eine dicke Haut

Assistenten der Geschäftsleitung treffen jeden Tag verschiedene Arten von Menschen und nicht jeder handelt nett zu ihnen. Einige Menschen könnten einen schlechten Tag haben oder andere sind von Natur aus mürrisch. Um mit solchen Menschen umzugehen, müssen Sie lernen, nichts persönlich zu nehmen. Oft brauchen sie jemanden zum Entlüften. Sie dürfen nicht zulassen, dass diese Art von Kritik Sie verletzt.

Andernfalls werden Sie immer erschöpft, niedergeschlagen und gereizt sein. Sie werden auch in Ihrem Job zurückbleiben. Wenn Sie solche Leute kennenlernen, gehen Sie spazieren oder trinken Sie Kaffee, meditieren Sie oder etwas, das Ihnen hilft.

# 3) Seien Sie bereit, zusätzliche Meile zu gehen

Ein guter Assistent sollte immer bereit sein zu lernen. Nur so können sie neuen Software, Verfahren und Technologien immer einen Schritt voraus sein. Sie sollten also ein unabhängiger Denker sein, der nicht immer jemanden braucht, der Sie führt.

Manchmal kann der Job überwältigend sein. In diesen Zeiten bleiben Sie ruhig, priorisieren Sie und delegieren Sie die Aufgabe und das Follow-up proaktiv. Sie sollten unermüdlich die Probleme lösen, die Krise abwenden und die Verpflichtungen einhalten. In wenigen Worten, Sie müssen bereit, zuverlässig, klug und selbstbewusst sein. Nur so können Sie für das Unternehmen von Vorteil sein.

# 4) Freiwilliger für spezielle Projekte

Wenn ein spezielles Projekt im Gange ist und die Führungskraft nicht über genügend Mitarbeiter verfügt, um sich diesem Projekt zu widmen, melden Sie sich freiwillig. Es wird ein bisschen zu viel für Sie sein, sich an dem Projekt zu beteiligen, während Sie Ihren alten Job behalten, aber niemals einen Job als zu klein betrachten.

Häufig gestellte Fragen

F # 1) Was sind die drei wichtigsten Fähigkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung?

Antwort: Die Fähigkeiten umfassen:

  • Sollte technisch versiert sein.
  • Gut in mündlicher und schriftlicher Kommunikation.
  • Sie sollten wissen, wie man alles organisiert.

F # 2) Warum sind Assistenten für Führungskräfte wichtig?

Antworten: Assistenten gehen endlos auf die Bedürfnisse ihrer Chefs ein und antizipieren auch deren Bedürfnisse. Sie halten ihre Chefs über alles auf dem Laufenden. In einfachen Worten, es ist die Aufgabe eines Assistenten, den CEO organisiert zu halten und ihn gut aussehen zu lassen.

F # 3) Wie werde ich Assistent der Geschäftsleitung des CEO?

Antworten: Sie sollten mindestens einen Bachelor-Abschluss sowie gute Kommunikationsfähigkeiten und Sprachkenntnisse besitzen. Ein fortgeschrittener Abschluss hilft auch.

F # 4) Was bedeutet ein Assistent der C-Ebene?

Antworten: Es wird auch als C-Anzug bezeichnet und ist ein Adjektiv zur Beschreibung von Führungskräften in hohen Rängen einer Organisation. C steht für Chef. C-Level-Offiziere oder Führungskräfte gelten als mächtig und einflussreich.

Fazit

Als Assistent der Geschäftsleitung können Sie mit verschiedenen Anwendungen, Tools und Programmen arbeiten. Außerdem müssen Sie an Ihren zwischenmenschlichen Fähigkeiten arbeiten, da dies ebenso wichtig ist. Sie können lernen, ein neues Programm zu verwenden, das Ihnen beim Multitasking hilft. Aber um der beste Assistent der Geschäftsleitung zu sein, müssen Sie vorhersagen können, was Ihr Chef als nächstes benötigt.

Sie sollten immer gut mit schwierigen Menschen umgehen und verstehen, wie wichtig Datenschutz ist. Dies sind die wesentlichen Fähigkeiten für einen großartigen Assistenten der Geschäftsleitung.

Literatur-Empfehlungen

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