Atlassian Confluence Tutorial für Anfänger: Eine vollständige Anleitung

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Atlassian Confluence Tutorial für Anfänger: Verwendung der Confluence Software

In unserem vorherigen Tutorial dazu JIRA Trainingsreihe für alle haben wir erfahren Zephyr für JIRA . In diesem Tutorial werden wir Atlassian Confluence im Detail untersuchen.

Wie im Merriam-Webster-Wörterbuch definiert, bedeutet das Wort Konfluenz 'Ein Kommen oder Fließen zusammen, Treffen oder Sammeln an einem Punkt'.

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Getreu der Definition Die von Atlassian entwickelte Confluence-Software ist effektiv Software für die Teamzusammenarbeit Dies bietet eine gemeinsame Plattform für Teams, um zusammenzuarbeiten und Informationen effizient auszutauschen.

Dies ist ein großartiges Tool zur Zentralisierung des Wissensrepositorys. Confluence kann fast wie ein Wiki mit erweiterten Tools zur Erstellung von Inhalten betrachtet werden.

Das Zusammenfluss Das Tool für die Zusammenarbeit von Inhalten ist sowohl als SaaS verfügbar, d. h. abonnementbasiert, zentral in der Cloud gehostet, als auch als selbst gehostete Anwendung mit der Option, einen eigenen dedizierten Server zu installieren oder Confluence-Rechenzentren zu verwenden.

In diesem Confluence-Lernprogramm werden die Funktionen der abonnementbasierten Option erläutert.

Herunterladen: Sie können dieses Tool von herunterladen diese Seite .

Was du lernen wirst:

• Warum brauchen wir Confluence?
• Vorteile
• Machen Sie sich mit der Terminologie vertraut
  • Instrumententafel
  • Raumkonzept
  • Leertaste Seitenleiste
  • Header-Menü
  • Funktionalität erstellen
• So erstellen und verwalten Sie Ihren eigenen Bereich und Ihre eigenen Seiten
  • Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Raum
  • Schritt 2: Neue Seiten erstellen
  • Schritt 3: Formatierungsoptionen
• Beispieldokument
• Einige FAQs
• Fazit
• Literatur-Empfehlungen

Warum brauchen wir Confluence?

Wie oft kommt es vor, dass wir Tester Fehler melden, nur um herauszufinden, dass die Anforderungen irgendwann nach Beginn der Entwicklung geändert wurden und aufgrund mangelnder Kommunikation über die Änderungstester vor Beginn des Tests nicht auf diese Änderung aufmerksam gemacht wurden?

Infolgedessen wird der gemeldete Fehler als geschlossen Ungültig . Dies kann für Tester frustrierend sein, da ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigt wird, zusammen mit Verwirrung und Unsicherheit darüber, welche anderen nicht kommunizierten Änderungen in der zu testenden Anwendung vorhanden sein können.

Ein weiteres häufiges Ärgernis ist, wenn wichtige Informationen unter E-Mail-Ketten über mehrere E-Mail-Threads vergraben sind und schwer abzurufen sind.

Tools für die Zusammenarbeit sind eine gute Lösung für diese Szenarien, weil:

• Alle Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert, sodass sie für alle Benutzer leicht zugänglich sind. Sie müssen also keine E-Mail-Ketten oder Besprechungsnotizen mehr scannen, um nach den erforderlichen Informationen zu suchen
• Alle an den Informationen vorgenommenen Aktualisierungen lösen eine Benachrichtigung an andere Benutzer aus, wodurch Benutzer auf einfache Weise über die neuesten Diskussionen auf dem Laufenden bleiben können
• Dieses Tool hat eine einfache Lernkurve und erfordert keine spezielle Schulung oder Zertifizierung, um dieses Tool verwenden zu können
• Es gibt zahlreiche reale Anwendungen, für die Confluence verwendet werden kann. Einige dieser Anwendungen werden in diesem Artikel behandelt

Vorteile

# 1. Content Management

Das Content Management umfasst das Erstellen, Verwalten, Organisieren und Löschen von Inhalten. Die Tools zur Erstellung von Inhalten sind einfach zu verwenden und umfassen eine Vielzahl von Funktionen - von der grundlegenden Textformatierung über das Erstellen von Tabellen bis hin zum Verknüpfen von Dokumenten und Einbetten von Makros.

Der Inhalt kann in separate Bereiche unterteilt, sortiert und nach Bedarf in hierarchischer Reihenfolge angeordnet werden.

# 2. Suche

Dieses Tool unterstützt eine Volltextsuche für den gesamten Inhalt. Die Suchergebnisse enthalten alle übereinstimmenden Ergebnisse für den Text im Hauptinhalt und in den Kommentaren der Seite. Dies führt zu einer sehr detaillierten Suche.

#3. Konfluenzvorlagen

Dieses Tool enthält einige Best Practices-Vorlagen, mit denen vorformatierte Seiten erstellt werden können.

# 4. Integration mit JIRA

JIRA und Confluence werden beide von Atlassian entwickelt und lassen sich nahtlos miteinander integrieren. Die Entwicklungsarbeit kann in JIRA verfolgt und die entsprechenden Berichte können durch automatische Verknüpfung generiert werden.

# 5. Seiten- und Dateiversionierung

Da es sich um ein Tool für die Zusammenarbeit handelt, wird es natürlich von verschiedenen funktionsübergreifenden Teams auf allen Ebenen mehrmals verwendet. Um die seit der letzten Bearbeitung vorgenommenen Änderungen zu verfolgen, speichert Confluence die ältere Version von Seiten und Dateien automatisch.

Diese ältere Version kann verwendet werden, um den Unterschied zu vergleichen oder bei Bedarf sogar die letzte Bearbeitung zurückzusetzen.

# 6. Feedback

Teamfeedback in Form von Kommentaren kann auf die Seiten gestellt und bei Bedarf immer referenziert oder sogar gesucht werden.

# 7. Benutzerverwaltung

Benutzer- und gruppenbasierte Berechtigungen können eingerichtet werden. Es ist sogar möglich, separate Anzeige-, Bearbeitungs- und Administratorrechte für jeden Bereich einzurichten. Wir werden das Konzept der Räume im nächsten Abschnitt diskutieren.

# 8. Add-Ons und Plugins

Dieses Tool verfügt über eine breite Palette verfügbarer Add-On-Plugins, mit denen Funktionen ausgeführt werden können, die über den Standard des Tools hinausgehen. Einige beliebte Add-Ons sind Draw.io Diagrams, Balsamiq Mockups, Scroll PDF Exporter usw.

Machen Sie sich mit der Terminologie vertraut

Instrumententafel

Das Dashboard ist die Zielseite, die ein angemeldeter Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung sieht. Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über die letzten Aktualisierungen des Teams sowie über die letzten Aktualisierungen, die der Benutzer selbst vorgenommen hat.

Neben den Updates zeigt das Dashboard auch die Bereiche an, in denen der Benutzer Mitglied ist. Wir werden im nächsten Abschnitt mehr Räume diskutieren. Die Seitenleiste mit Aktualisierungen und Speicherplatzdetails kann reduziert werden, um das Anzeigeerlebnis zu optimieren.

Unten finden Sie ein Beispiel für das Confluence Dashboard.

Das Dashboard ist anpassbar und der Administrator kann ein universelles Dashboard einrichten, das allen Benutzern angezeigt wird.

Raumkonzept

Nach dem Merriam-Webster-Wörterbuch bedeutet eine der Bedeutungen des Wortes Raum 'In begrenztem Umfang in einer, zwei oder drei Dimensionen'. Leerzeichen in diesem Tool sind eine Möglichkeit, den Inhalt zu organisieren. Räume können als einzelne Dateicontainer betrachtet werden, in denen der Inhalt sinnvoll kategorisiert und organisiert werden kann.

Es gibt keine Standardregel, wie viele Leerzeichen erstellt werden müssen oder sollen. Der Benutzer kann eine beliebige Anzahl von Räumen für seine eigenen Zwecke erstellen, um die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu erleichtern.

Unten finden Sie ein Beispiel für die Räume, die basierend auf den verschiedenen Organisationseinheiten erstellt werden.

Das Space-Verzeichnis enthält eine Liste aller Spaces, die durch Konfluenz erstellt werden. Sie können die Räume basierend auf dem Raumtyp durchsuchen - Site, Personal oder meine Räume. Meine Bereiche beziehen sich auf die Websites, die vom angemeldeten Benutzer selbst erstellt wurden, und können entweder Websites oder persönliche Bereiche sein.

Unten finden Sie ein Beispiel für das Space-Verzeichnis.

Confluence ermöglicht die Schaffung von zwei Räumen - Standorträumen und persönlichen Räumen. Nachfolgend finden Sie einen Vergleich dieser Raumarten:

Leertaste Seitenleiste

Die Space-Seitenleiste ist ein reduzierbares Menü für Space und Seiten und wird zum Navigieren auf verschiedenen Seiten verwendet. Die Seiten werden in Form einer hierarchischen Baumstruktur angezeigt.

Header-Menü

Das Kopfzeilenmenü ist auf allen Seiten sichtbar und enthält das Confluence-Logo und ein Standardmenü mit Standardoptionen: Bereiche, Personen, Erstellen, Hilfemenü, Benachrichtigungen und Verwaltung persönlicher Profile. Dieses Kopfzeilenmenü ist anpassbar und es können je nach Bedarf weitere Menüoptionen angezeigt werden

Auf diese Dashboard-Seite kann von jeder Seite aus zugegriffen werden. Der Benutzer kann auf das Logo im Hauptmenü klicken und wird zum Dashboard weitergeleitet.

Funktionalität erstellen

Die Erstellungsfunktion wird verwendet, um neue Seiten in ausgewählten Bereichen in der gewünschten hierarchischen Reihenfolge zu erstellen. Wir werden diese Funktionalität im nächsten Abschnitt genauer diskutieren.

Dieses Bild unten fasst die wichtigsten Funktionen zusammen, die Sie als Confluence-Benutzer verwenden würden:

Was ist das beste Tool zum Entfernen von Malware?

(Bild Quelle ))

So erstellen und verwalten Sie Ihren eigenen Bereich und Ihre eigenen Seiten

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Ihren eigenen Bereich und Ihre eigenen Seiten von Grund auf neu erstellen und verwalten.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Raum

Wählen Sie nun die Art von Raum, den Sie erstellen möchten

Geben Sie nun im nächsten Schritt die erforderlichen Informationen ein. Abhängig von der Art des von Ihnen ausgewählten Bereichs müssen Sie einen Raumnamen, einen Raumschlüssel und ein anderes obligatorisches oder optionales Feld eingeben.

Der Space-Schlüssel ist ein eindeutiger Schlüssel, der in der Space-URL verwendet wird. Er wird automatisch generiert, wenn der Benutzer den Space-Namen eingibt. Sie können ihn jedoch bei Bedarf ändern.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade erfolgreich Ihren ersten Confluence-Bereich erstellt!

Lassen Sie uns nun einige Seiten und Inhalte erstellen, die in diesem neu erstellten Bereich freigegeben werden sollen.

Schritt 2: Neue Seiten erstellen

Sie haben die Möglichkeit, eine leere neue Seite zu erstellen oder aus verfügbaren Vorlagen auszuwählen. Die allererste Seite wird als übergeordnete Seite erstellt. Nachfolgende Seiten können unter dieser übergeordneten Seite oder als separate Seite erstellt werden, je nachdem, wie Sie Ihren Bereich strukturieren möchten.

• Eine leere Seite erstellen

• Seite aus verfügbaren Vorlagen erstellen

Abhängig von der ausgewählten Vorlage müssen Sie einige zusätzliche Schritte ausführen, z. B. die Eingabe des Seitennamens usw. Ich habe die Vorlage für die retrospektive Besprechung ausgewählt und wurde gebeten, den Titel und die Teilnehmer einzugeben.

Die neue Seite wird erstellt und Sie können die erforderlichen Informationen bearbeiten und eingeben.

Schritt 3: Formatierungsoptionen

Dieses Tool verfügt über eine Vielzahl von Textformatierungs- und Anzeigeoptionen. Lassen Sie uns einige häufig verwendete Optionen in der Menüleiste zur Textformatierung kurz erläutern.

• Formatierungsstile - Für den Text stehen mehrere Build-Stile zur Verfügung, z. Absatz, Überschriften, Zitat usw.

• Schriftartenbezogene Optionen - Grundlegende Funktionen zum Aktualisieren der Schriftfarbe, Fettdruck, Kursivschrift usw. werden bereitgestellt

• Listen - Standardmäßig stehen drei Arten von Listenoptionen zur Verfügung: Aufzählungspunktliste, nummerierte Liste und Aufgabenliste. Die Aufgabenliste wird durch ein Kontrollkästchen davor angezeigt. Nach Abschluss der Aufgabe kann ein Kontrollkästchen aktiviert werden, um den Abschluss anzuzeigen

• Optionen ausrichten - Der Text kann nach Bedarf links, rechts oder mittig ausgerichtet werden

• Seitenlayout - Mit dieser Option kann der Benutzer Abschnitte innerhalb des Dokuments definieren und das Layout der Seite verwalten

• Einfügen von Dateien und Bildern - Der Benutzer kann nach Wunsch Dateien und Bilder auf die Seite hochladen

• Links einfügen - Der Benutzer kann Links zu anderen Webseiten oder anderen Confluence-Seiten in den Confluence-Dokumenten hinzufügen, um eine einfache Referenz zu ermöglichen

• Arbeiten mit Tabellen - Die in der Confluence-Software bereitgestellten Tabellenoptionen und Symbolleisten ähneln den Tabellenoptionen in MS Word. Die Symbole sind selbsterklärend und die Funktionalität ist leicht zu verstehen und zu verwenden

• Option für mehr Inhalt einfügen - In Confluence stehen bereits Standardoptionen zum Einfügen von Dateien und Bildern, Einfügen von Links und Erstellen von Tabellen zur Verfügung. Für zusätzliche Inhalte wie das Hinzufügen von Google Sheets oder das Einfügen von Plugins usw. verwenden wir die Option Mehr Inhalt einfügen

Beispieldokument

Im Folgenden finden Sie eine Beispielseite, die ich erstellt habe, um einige der bisher diskutierten Funktionen zu demonstrieren.

Einige FAQs

F # 1) Dieses Tool scheint eine großartige Möglichkeit zu sein, Informationen zu teilen und zu speichern. Können Sie einige praktische Anwendungen bereitstellen?

Dieses Tool kann in verschiedenen technischen und nichttechnischen Umgebungen eingesetzt werden.

Einige Anwendungen sind wie folgt:

• Als Wissensdatenbank - Eine Wissensdatenbank ist im Grunde ein Informationsspeicher. Es enthält normalerweise eine Dokumentation zur Vorgehensweise und möglicherweise sogar Informationen zur Fehlerbehebung bei Produkten. Ein Beispiel hierfür kann sein, dass das QS-Team Informationen über Prozesse, das Testen von Dokumenten, informative Artikel, Tipps zur Fehlerbehebung usw. verwaltet und austauscht.
• Als Ihr eigenes Intranet - Das Intranet bezieht sich auf ein internes Netzwerk einer Organisation und ist ein Knotenpunkt für die Anzeige und den Austausch von Informationen. Ein Beispiel hierfür kann ein Bereich sein, der von der Personalabteilung erstellt wurde, um Unternehmensrichtlinien, Urlaubsrichtlinien, bevorstehende Ereignisse, Benutzerhandbücher für gängige Tools wie Freistellungsanfragen usw. zu teilen. Informationen können einfach geteilt werden und der Zugriff ist auf Confluence-Benutzer beschränkt innerhalb Ihres Unternehmens ist es also eine sichere Plattform
• Für Software-Teams - Für Softwareteams kann dieses Tool zum Schreiben und Verwalten von Produktanforderungen, zum Erstellen und Freigeben von Versionshinweisen, zum Zusammenarbeiten und Aufzeichnen von Teamentscheidungen, zum Erstellen technischer Dokumentationen, zum Erstellen von Blogs zum Teilen des Teamfortschritts usw. verwendet werden.

F # 2) Ich möchte die Seiten in meinem Bereich neu anordnen. Wie mache ich das?

Dieses Tool bietet die Funktionalität, um Ihre Seiten innerhalb des vom Benutzer gewünschten Bereichs zu verschieben und neu anzuordnen. Die Operation ist eine recht einfache Drag & Drop-Operation, mit der Sie Seiten unter derselben übergeordneten Seite neu anordnen oder Seiten von einer übergeordneten Seite auf eine andere übergeordnete Seite verschieben können.

Um eine Seite zu verschieben oder neu zu ordnen, gehen Sie zu Space Tools-> Klicken Sie auf Content Tools -> Klicken Sie auf Reorder-Seiten.

Klicken Sie auf Space Name, um die Zweige des Space zu erweitern. Ziehen Sie nun die gewünschten Seiten und legen Sie sie an einer gewünschten Stelle ab. Alternativ können Sie die Seiten auch alphabetisch sortieren.

F # 3) Ich muss Details zu einem Projekt / Dokument finden. Wie suche ich danach?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Inhalte in diesem Confluence-Wiki zu suchen. Sie können eine schnelle Navigations-ID verwenden oder eine vollständige Suche durchführen. Wenn ein Benutzer anfängt, Text in die Suchleiste in einer Kopfzeile einzugeben, zeigt die Schnellnavigationshilfe standardmäßig übereinstimmende Ergebnisse an.

Nachdem Sie ein Suchwort eingegeben und die Eingabetaste gedrückt haben, wird der vollständige Suchmodus aktiviert. Das Tool durchsucht alle Bereiche, Profile usw. nach übereinstimmenden Ergebnissen. Sobald die Ergebnisse angezeigt werden, können Sie die Suchergebnisse nach Autor, Leerzeichen, Datum der letzten Änderung oder basierend auf dem Inhaltstyp verfeinern.

F # 4) Ich bin dabei, den Inhalt meiner Seite fertigzustellen, und das würde viele Änderungen erfordern. Wie kann ich verhindern, dass alle Postfächer Spam erhalten, indem ich eine Benachrichtigung an die Benutzer über jedes einzelne von mir vorgenommene Update sende?

Das ist ganz einfach! Beim ersten Erstellen der Seite wird die Benachrichtigung an alle Confluence-Benutzer dieses Bereichs gesendet. Dies ist standardmäßig eingerichtet. Wir können jedoch steuern, wann wir Benachrichtigungen über nachfolgende Änderungen und Aktualisierungen der Seite senden möchten (oder nicht senden möchten).

Denken Sie daran, dieses Kontrollkästchen zu aktivieren, wenn Sie bereit sind, die Updates für andere Benutzer freizugeben.

F # 5) Wenn ich Feedback zum Inhalt des Konfluenzdokuments habe, wie kann ich es am besten bereitstellen?

Verwenden Sie den Kommentarbereich. Hinterlassen Sie Ihre Kommentare im Dokument, die Benachrichtigung wird an alle Benutzer gesendet. Benutzer können Ihren Kommentar sehen und auf Ihren Kommentar antworten, wie Ihren Kommentar, und sogar ihren eigenen Kommentar veröffentlichen.

F # 6) Ich habe eine Benachrichtigung erhalten, dass mich jemand auf seiner Seite erwähnt hat. Was bedeutet das?

Dies bedeutet, dass die Person, die Sie auf einer bestimmten Confluence-Seite erwähnt hat, Ihre Aufmerksamkeit auf etwas benötigt oder Ihnen eine Aufgabe zugewiesen hat.

F # 7) Jemand hat das Originaldokument aktualisiert. Woher weiß ich, wer was in meinem Dokument geändert hat?

Eine der wichtigsten Funktionen bei der Versionierung und Beibehaltung des Verlaufs von Dokumentaktualisierungen. Sie können zum Seitenverlauf gehen und überprüfen, wer das Dokument aktualisiert hat.

Auf dieser Seite können Sie die Seitenversionen auswählen, die Sie vergleichen möchten, und die genauen Änderungen herausfinden, die vorgenommen wurden. Der folgende Screenshot zeigt einen Vergleich zwischen zwei ausgewählten Versionen der Seite.

Fazit

Confluence ist ein sehr effektives Tool für die Teamzusammenarbeit und kann für Wissensmanagement- und Dokumentationszwecke als Intranet für den internen Informationsaustausch verwendet werden und möglicherweise die Kommunikation von Änderungen per E-Mail verhindern.

Die in Confluence eingegebenen Informationen können problemlos verwaltet werden und der gesamte Inhalt kann durchsucht werden.

Mithilfe von Confluence können Unternehmen keinen physischen Speicherplatz oder kein gemeinsam genutztes Laufwerk mehr benötigen. Verschiedene Teams können dieses Tool verwenden, um die aktuellsten Unternehmensrichtlinien, Anreize, Ankündigungen usw. bereitzustellen. Technische Projektteams können damit Anforderungen verwalten, ein Projekt planen, Prozesswissen austauschen, Best Practices austauschen usw.

Es scheint ein großartiges Werkzeug für den Wissensaustausch zu sein, aber wie hilft das unserer Tester-Community?

Zunächst einmal erweitert das Wissen über dieses Tool unsere Fähigkeiten. Es kann als Kurzanleitung dienen, wenn wir Fragen haben oder die aktuellsten Informationen benötigen.

Für QS-Manager bietet Confluence eine hervorragende Plattform, um mit dem Team Informationen über das Testen von Best Practices, das Testen von Dokumenten, Anleitungen zur Fehlerbehebung, die Planung von Automatisierungsprojekten, Aktualisierungen und Ankündigungen usw. auszutauschen.

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