sharepoint document management system tutorial
Eingehende Analyse des SharePoint-Dokumentenverwaltungssystems, seiner Versionen und Funktionen:
In diesem Artikel werden wir erläutern, was SharePoint ist, wie ein SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem erstellt wird, welche Vor- und Nachteile die Verwendung von SharePoint hat und welche Download-Typen es gibt.
Das Verwalten einer großen Menge an Dokumentation in einem Unternehmen kann sowohl zeit- als auch arbeitsintensiv sein und dennoch fehleranfällig sein. Es ist jedoch wichtig, alle Dokumente an Ort und Stelle zu halten, damit das Projekt reibungslos ausgeführt werden kann.
Alle Organisationen benötigen ein robustes System, um ihre Dokumentation sicher und in der richtigen Reihenfolge zu speichern. Lassen Sie uns tiefer in eines der robustesten Dokumentenverwaltungssysteme eintauchen, die von SharePoint, einem Microsoft-Produkt, bereitgestellt werden.
Was du lernen wirst:
- Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?
- Was ist SharePoint?
- Voraussetzungen zum Erstellen eines Dokumentenverwaltungssystems in SharePoint
- Erstellen eines Dokumentenverwaltungssystems in SharePoint
- Funktionen des SharePoint Document Management Systems
Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?
Ein Dokumentenverwaltungssystem ist eine Software, die den gesamten Lebenszyklus der Dokumente steuert und verfolgt. Der Lebenszyklus eines Dokuments umfasst verschiedene Schritte, vom Beginn bis zur Deaktivierung.
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Mithilfe eines Dokumentenverwaltungssystems kann ein erstelltes Dokument in jeder Version desselben gespeichert und nachverfolgt werden, wobei alle sich ändernden Funktionen des Dokuments einschließlich aller Details seiner Änderung, Überarbeitung und Verwendung abgedeckt werden.
Was ist der Lebenszyklus eines Dokuments?
Die fünf grundlegenden Schritte eines Dokumentlebenszyklus sind:
1) Planung
In der Planungsphase wird ein Plan skizziert, was das Dokument enthalten muss. Die Art und Weise, wie das Dokument strukturiert werden muss, wird durchdacht und die erforderlichen Daten werden gesammelt, um das Dokument zu erstellen
2) Schöpfung
In dieser Phase wird eine Entwurfsversion des Dokuments erstellt und nummeriert. Zum Beispiel Version 1.0; Währenddessen erstellt der Autor das Dokument, das für eine Überprüfung bereit ist.
3) Überprüfung
In diesem Schritt wird die Entwurfsversion oder die erste Version des Dokuments an einen Prüfer weitergeleitet. Der Prüfer prüft das Dokument sorgfältig und schlägt alle erforderlichen Änderungen vor.
4) Änderung
Während der Bearbeitung stimmt der Autor oder manchmal ein Herausgeber den erforderlichen Änderungen zu und arbeitet an dem Dokument, um die Änderungen zu übernehmen.
5) Genehmigung
Dies ist der letzte Schritt, in dem das Dokument einem Fachexperten zur Genehmigung vorgelegt wird, der zur Unterzeichnung berechtigt ist.
In den oben genannten Schritten eines Dokumentlebenszyklus können je nach Organisationsbedingungen und Projektkapazität weitere Schritte enthalten sein. Ein solch komplexer Lebenszyklus eines Dokuments kann mit einem leistungsstarken Tool wie SharePoint problemlos verarbeitet werden.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, was SharePoint ist und wie es für die Dokumentenverwaltung verwendet werden kann.
SharePoint ist eine kollaborative Plattform, mit der parallele Nutzung und Mehrbenutzeraktivitäten in Organisationen einfache bis komplexe Datenverwaltungslösungen speichern und verwalten können.
SharePoint wurde im Jahr 2003 von Microsoft gestartet. Seit seiner Gründung hat Microsoft verschiedene Versionen von SharePoint-Produkten und -Downloads entwickelt, um den unterschiedlichen Kundenanforderungen gerecht zu werden.
1) SharePoint Online
Dies ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem ein Unternehmen SharePoint Online-Dienste abonnieren und Dokumententransaktionen mit allen Beteiligten über die Cloud-Plattform verwalten kann, anstatt SharePoint lokal lokal zu installieren.
2) SharePoint Server
Je nach Geschäftsanforderungen kann SharePoint mithilfe der SharePoint Server-Version lokal installiert und bereitgestellt werden.
Abgesehen von den beiden oben genannten Arten von Downloads stehen einige andere Versionen zur Verfügung.
Das SharePoint Foundation Dies ist eine ältere Version von SharePoint, die nur in SharePoint 2013 verfügbar ist. Dies ist immer noch weit verbreitet. Auch gibt es eine SharePoint Designer 2013 wird zum Erstellen von Workflow-fähigen Lösungen verwendet. Das im Volksmund bekannte OneDrive, dessen Version für Unternehmen OneDrive Business Sync heißt.
Basierend auf den Anforderungen und der Kapazität des Unternehmens können Kunden die entsprechende Version von SharePoint herunterladen, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie vorteilhaft es für ein Unternehmen ist, SharePoint für die Dokumentenverwaltung auszuwählen.
Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung:
1) Hohe Sicherheit und Integrität
Die Sicherheitsfunktionen von Microsoft SharePoint sind so robust, dass sich der Benutzer niemals um unbefugten Zugriff auf Verschlusssachen oder fehlgeschlagene Integrität der Anwendung sorgen muss.
2) Benutzerfreundlich
SharePoint wurde unter Berücksichtigung aller Ebenen von Stakeholdern erstellt, die dieses Tool verwenden können. Daher ist es so konzipiert, dass es für alle Benutzer einfach zu verwenden ist.
3) Verwaltung mit einer Gesamtheit
SharePoint verfügt über eine Konsole für die zentrale Verwaltung, über die die Verwaltung ihre Funktionen, Einstellungen und Konfigurationen mit vollständiger Kontrolle anhängen kann.
4) Anpassung
Der Anpassungsgrad, den SharePoint den Entwicklern bietet, ist sehr groß. Das Tool kann optimiert und vollständig an die Geschäftsanforderungen angepasst werden.
5) Zusammenarbeit
Dies ist die beste und eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint, mit der alle Benutzer von SharePoint im Unternehmen zusammenarbeiten und auf dem neuesten Stand bleiben und in jeder Phase des Dokumentlebenszyklus auf dem neuesten Stand bleiben können. Die neueste Version von SharePoint bietet auch Streaming von Informationen in Echtzeit.
Egal wie gut ein System ist, es wird immer einige Nachteile geben. Für den Benutzer ist es jedoch wichtig, Prioritäten und Verwendungsanforderungen festzulegen, um die Vor- und Nachteile abzuwägen.
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Nachteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung:
1) Webbasiert
Wie wir wissen, benötigt der Zugriff auf SharePoint das Internet, das ein solides Netzwerk benötigt, und selbst eine solide Netzwerkverbindung kann manchmal ausfallen. In solchen Fällen wird die Verwendung von SharePoint aufgrund seiner Abhängigkeit vom Internet unmöglich.
2) Paket vieler Aufgaben
Wir wissen, dass SharePoint mehr Potenzial hat als nur das Speichern von Dokumenten wie automatisierten Workflows usw. Für ein kleines Unternehmen, das nur ein Tool zur Online-Speicherung von Dokumenten benötigt, gibt es daher andere geeignetere Tools auf dem Markt.
3) Abonnement
Jeder neue Mitarbeiter, der Zugriff auf SharePoint erhält, muss monatlich eine Zahlung für sein Abonnement leisten, was für Unternehmen mit geringeren Anforderungen und geringeren Budgets teuer werden kann.
Bevor wir die Navigationsaspekte der Datenverwaltung in SharePoint erstellen und untersuchen, sehen wir hier die Anforderungen, die erfüllt sein müssen:
1) Bestimmen Sie die Art der Dokumente das wird in das System gehen:
Basierend auf der Art des Dokuments, das in das System eingeht, können die Benutzer ein Dokument einrichten Vorlage für jeden Dokumenttyp, damit er einsatzbereit ist.
zwei) Listen Sie die Art von Informationen das muss für jedes Dokument gesammelt werden:
Es ist äußerst wichtig, dass die Metadaten für das hochgeladene Dokument vorhanden sind. Daher müssen die für Metadaten auszufüllenden Felder aufgelistet und eingerichtet werden, damit alle Benutzer über alle erforderlichen Informationen zu den hochgeladenen Dokumenten verfügen. Auch auf dieser Grundlage könnte man das entscheiden Ort oder der Weg , wo das Dokument im System abgelegt wird
3) Arbeiten mit Metadaten ::
Im Gegensatz zum herkömmlichen Setup von Ordnern und Unterordnern, die einen immensen Speicher belegen und dennoch nicht alles so organisieren, wie es erwartet wird, verwenden wir in SharePoint Metadaten, um es systematischer und zugänglicher zu machen.
So stellen wir das SharePoint-System gemäß den Metadaten ein: Jedes hochgeladene Dokument muss mit den entsprechenden und vordefinierten Metadaten versehen werden. Damit liefert die Suche mit Schlüsselwörtern die am besten geeigneten / genauesten Ergebnisse.
4) Inhalt Typen:
Es ist auch wichtig, die Inhaltstypen im Dokumentenverwaltungssystem zu organisieren. Ein Inhaltstyp ist nichts anderes als wörtlich - der Inhaltstyp. Sie können die Dokumente anhand der Art Ihres Inhalts kategorisieren.
Beispiel: Wenn es zehn Anzahlen von Wortdokumenten gibt, die HLDs sind, fünf Excel-Blätter von Testfällen und zwei Anzahlen von Wortdokumenten von Testplänen, können sie basierend auf der Art des Inhalts klassifiziert werden. In mehr SharePoint-spezifischen Begriffen enthalten Inhaltstypen die Metadatentypen, anhand derer der Inhalt klassifiziert wird.
Die Inhaltstypen können für verschiedene Szenarien und Anforderungen wiederverwendet werden. In den SharePoint-Einstellungen gibt es zahlreiche Optionen zum Erstellen neuer Inhaltstypen und zum Einfügen des Inhaltstyps in eine besser durchsuchbare Gruppe für die zukünftige Verwendung.
5) Zugriff kontrollieren ::
Basierend auf den obigen Punkten ist die Zugangskontrolle kann angegeben werden, damit Benutzer ihre Dokumente sicher und nur für ausgewählte Benutzer zugänglich halten können.
Ebenfalls, Rollen einrichten Für verschiedene Benutzer mit unterschiedlichem Grad an Kontrolle über das Dokument (Erstellen, Überprüfen, Löschen und Genehmigen des Dokuments usw.) ist dies möglich.
6) SharePoint 2013 enthält auch Richtlinien für Dokumente, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
(Bild Quelle ))
In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Dateien in das SharePoint-System hochgeladen werden und welche Möglichkeiten zur Verwendung der Dateien bestehen.
1) Mit SharePoint einfach zu bedienende Oberfläche kann eine Datei einfach über die Upload-Funktion oder die Upload-Schaltfläche hochgeladen werden. Genau so, wie Sie eine Datei auswählen, um sie an eine E-Mail anzuhängen.
zwei) Nach dem Hochladen des Dokuments eine ganze Menge Einträge können je nach Projekt ausgefüllt werden . Wenn es sich beispielsweise um ein Projekt mit vielen Modulen handelt, können Felder mit Details gefüllt werden, um anzugeben, zu welchem Modul die Datei gehört.
3) Nachdem Sie alle Details eingegeben haben, können Sie die Datei speichern, und die Datei wird mit einigen in das System hochgeladen automatisch ausgefüllte Metadaten B. wer die Datei erstellt hat, wann die Datei erstellt wurde, Versionsnummer usw. und einige ausgefüllte Daten wie die Moduldetails usw.
4) Jedes Mal, wenn ein Dokument geändert wird, wird die Version in ihrem Verlauf aufgeführt und die Benutzer können die sehen Versionsverlauf des Dokuments - entweder nur zum Anzeigen oder zum Wiederherstellen der Datei auf eine bestimmte frühere Version.
5) Nach dem Hochladen des Dokuments auf SharePoint wird für jede Datei immer ein Link erstellt. Dies Link kann geteilt werden für zwei Zwecke - zum Anzeigen oder Bearbeiten.
6) Wenn Sie über Office 365 verfügen, können Sie dies auch tun Suchen Sie in SharePoint nach einem Dokument mit der Suchfunktion auf dem lokalen Computer.
7) Dokumente können erstellt, geändert und gelöscht werden mit entsprechenden Berechtigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt, basierend auf den sich ändernden Geschäftsanforderungen oder -anforderungen.
Wenn eine Dokumentdatei für ein Projekt erstellt wird, das kontinuierlich verbessert und geändert wird, wird die Änderung des betreffenden Dokuments ebenfalls zu einem fortlaufenden Prozess. Vor einem Jahrzehnt hatte trotz der Verwendung modernster Technologie, während mehrere Benutzer auf freigegebene Ordner und Laufwerke zugreifen konnten, nur eine Person - der Administrator - das Recht, Änderungen an den Dateien auf den freigegebenen Laufwerken vorzunehmen, was nicht ausreichen würde .
Mit der Verwendung von SharePoint verfügen wir heute über viele interessante Funktionen, die allen Abonnenten die gleichen Möglichkeiten bieten, die Anforderungen ihrer Rollen zu erfüllen, ohne ihre eigene Arbeit oder die Arbeit einer anderen Person im Dokument beeinträchtigen zu müssen.
Fragen und Antworten zum Testen von Datenbanktests für erfahrene Personen
Hier sind einige Funktionen, die SharePoint interessant machen:
1) Versionierung
Mit SharePoint kann jeder Benutzer dieselbe Dokumentdatei lesen oder Änderungen daran vornehmen. Jede Version des Dokuments erhält eine eindeutige Versionsnummer sowie Benutzerkommentare, aus denen hervorgeht, welche Änderungen zu diesem Zeitpunkt oder in dieser Version des Dokuments vorgenommen wurden.
2) Sperren der Datei
Eine Person, die eine Datei zum Ändern verwendet, sperrt die Datei mithilfe der Check-out-Funktion, sodass kein Konflikt bei der Pflege der korrekten Version der Datei besteht und jede vorgenommene Änderung nacheinander korrekt aufgezeichnet wird.
Nachdem die Person mit der Arbeit an der Datei fertig ist, entsperrt sie die Datei mithilfe der Check-in-Funktion, damit ein anderer Benutzer die Kontrolle auf ähnliche Weise übernehmen kann.
Wenn beispielsweise Benutzer A die Daten in Datei X ändern muss und Benutzer B auch die Aufgabe hat, dieselbe Datei zu ändern. Benutzer A greift zum Zeitpunkt 00:01 auf die Datei X in SharePoint zu, und Benutzer B greift zum Zeitpunkt 00:03 darauf zu. Benutzer A greift darauf zu und führt einen Check-out durch, um die Datei so zu ändern, dass Benutzer B sie nicht gleichzeitig ändern kann Zeit. Sobald dies erledigt ist, checkt Benutzer A ein. Nach dem Einchecken durch Benutzer A wird Benutzer B benachrichtigt, sodass er nun darauf zugreifen, auschecken und seine Änderungen vornehmen und anschließend einchecken kann.
3) Metadaten
SharePoint bietet detaillierte Informationen zum aktuellen Status einer Datei, z. B. wann die Datei geändert wurde, wer die Datei geändert hat, ob die letzte Änderung genehmigt wurde oder nicht, einen Link zum Dokument usw. Ein derart detaillierter Status des Dokuments hilft jedem Geschäftsinteressenten, die Zugriff auf die Datei haben, erhalten einen vollständigen Einblick in den aktuellen Status.
Fazit
Das SharePoint Document Management System ist ein kollaboriertes Repository von Dateien, egal ob Cloud-basierte oder serverbasierte Plattformen. Es ist einfach zu verwenden und verfügt über integrierte Sicherheitsfunktionen.
Obwohl es möglicherweise viele solcher Tools auf dem Markt gibt, die möglicherweise kostengünstiger und einfacher zu verwenden sind, bietet Microsoft SharePoint hervorragende Funktionen für ein robustes Dokumentenverwaltungssystem.
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