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10 besten Dokumentenmanagementsysteme für einen besseren Workflow

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10 best document management systems

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Am häufigsten verwendetes Dokumentenverwaltungssystem:

Mit dem fortschreitenden Digitalisierungsprozess möchten die Menschen ihre papierbasierte Arbeit reduzieren und erwarten, dass sie von überall und jederzeit auf ihre wichtigen Dokumente zugreifen können.

Dokumentenmanagementsysteme sind die beste Lösung, um diese Aufgabe viel einfacher zu gestalten. PDF-Reader sind das beste Beispiel für ein Dokumentenverwaltungssystem, über das Sie offline auf die PDF-Datei zugreifen und sie speichern können, um sie jederzeit und an jedem Ort anzuzeigen und sogar zu drucken und zu veröffentlichen.

Dokumentenmanagementsysteme werden auch als Content Management System bezeichnet und gelten allgemein als Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM). Es bezieht sich auf Datensatzverwaltung, Workflows, Digital Asset Management usw.

Dokumenten-Management-System

In diesem Tutorial werden wir uns eingehend mit den beliebtesten Dokumentenverwaltungssystemen befassen, mit denen eine Reihe erfolgreicher Organisationen ihre papierbasierten Dokumente effizient verwalten.

Was du lernen wirst:

Was ist Dokumentenverwaltung?

Dokumentenverwaltung kann als die Art und Weise definiert werden, wie Organisationen elektronische Dokumente verwalten und verfolgen.

Richtlinien für ein besseres Verständnis der Dokumentenverwaltung:

  • Gleichzeitige, aber separate Bearbeitung von Dokumenten, um den Konflikt des Überschreibens zu vermeiden.
  • Im Fehlerfall auf die letzte genaue Version des Dokuments zurücksetzen.
  • Versionskontrolle zur Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Versionen.
  • Rekonstruktion von Dokumenten.

Heute ist Document Management von einer kleinen eigenständigen Anwendung bis hin zu umfangreichen unternehmensweiten Konfigurationen verfügbar, die Standardfunktionen zum Ausfüllen von Dokumenten enthalten.

Diese Funktionen umfassen:

  • Lagerraum
  • Sicherheit und Zugangskontrolle
  • Prüfung und Indexierung
  • Klassifizierung, Suche und Abruf
  • Integration mit der Desktop-Anwendung

Dokumentenmanagementsysteme

Dokumentenverwaltungssysteme bezieht sich auf die elektronische Verwaltung und den elektronischen Zugriff auf die Dokumente.

Enterprise Content Management-Systeme verwalten und steuern digitale Dokumente, die mit Microsoft Office Suite und Buchhaltungssoftware wie CAD usw. erstellt wurden.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem sollte die folgenden Komponenten enthalten, um sich als effizient zu erweisen:

  • Importieren: So öffnen Sie ein neues Dokument im System.
  • Lager: So pflegen Sie Systemdateien und nutzen den Speicher.
  • Identität: So rufen Sie Dokumente mit Genauigkeit ab, indem Sie Indizes zuweisen.
  • Export: So entfernen Sie Elemente aus dem System.
  • Sicherheit: Passwortschutz für bestimmte Dateien für autorisierte Benutzer.

=> Kontaktiere uns um hier eine Auflistung vorzuschlagen.

Die beliebtesten Dokumentenverwaltungssysteme

Sehen wir uns einige der gängigen Dokumentenverwaltungssysteme an, die häufig verwendet werden, um die papierbasierte Dokumentation zu reduzieren und die dokumentbasierte Leistung eines Unternehmens zu verbessern.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Im Freien
  4. LogicalDOC
  5. Feng Büro
  6. Nuxeo
  7. Wissensbaum
  8. Seed DMS
  9. Casebox
  10. MasterControl-Dokumente
  11. M-Dateien
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

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# 1) pCloud

pCloud

Hauptmerkmale

  • pCloud Hier können Sie die Gruppenberechtigungen oder die einzelnen Zugriffsebenen festlegen.
  • Sie können den Datenzugriff über freigegebene Ordner steuern.
  • Hier können Sie Dateien und Ordner kommentieren.
  • Es werden detaillierte Protokolle für die Kontoaktivität geführt.
  • Sie können auf jede frühere Version Ihrer Dateien zugreifen.
  • Es verfügt über Funktionen für die Dateiverwaltung, Freigabe, Sicherung, Dateiversionierung, Dateisicherung und Verwaltung digitaler Assets.
=> Besuchen Sie die pCloud-Website

# 2) HubSpot

HubSpot-Dashboard

Eigenschaften:

  • HubSpot Sales Document Management und Sales Tracking Software sind hilfreich beim Aufbau einer Bibliothek mit Verkaufsinhalten für das gesamte Team.
  • Sie können Dokumente aus Ihrem Google Mail- oder Outlook-Posteingang freigeben.
  • Sie werden benachrichtigt, wenn sich die potenziellen Kunden mit den von Ihnen gesendeten Inhalten beschäftigen.
  • Es bietet Einblicke, wie der Verkaufsinhalt hilfreich ist, um Ihren Verkaufsprozess voranzutreiben, und wie oft der Inhalt vom Team verwendet wird.
  • HubSpot verfügt über eine All-in-One-Verkaufssoftware mit vielen Funktionen wie E-Mail-Tracking, E-Mail-Planung, Verkaufsautomatisierung, Live-Chat, Berichterstellung usw.
=> Besuchen Sie die HubSpot-Website

# 3) Im Freien

Im Freien

Hauptmerkmale:

  • Es ist ein Open Source ECM, das Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Wissens- und Webinhaltsverwaltung, Datensatz- und Bildverwaltung, Inhaltsrepository und Workflow bietet
  • Es unterstützt das Common Interface File System (CIFS), das die Dokumentenkompatibilität mit Windows sowie Unix-ähnlichen Betriebssystemen ermöglicht.
  • Alfresco bietet API-Unterstützung und fungiert als Back-End zum Speichern und Abrufen der Inhalte.
  • Einfache Anpassung und Versionskontrolle sind die besten Funktionen von Alfresco, aber recht komplex zu bedienen

Offizieller Link: Im Freien

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Hauptmerkmale:

  • LogicalDOC ist ein Open-Source-Java-basiertes System und kann von jedem Webbrowser aufgerufen werden
  • Auf dieses System kann in Ihrem eigenen Netzwerk zugegriffen werden und es können beliebig viele Dokumente erstellt und verwaltet werden.
  • Hilft bei der Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit der Dokumentenverwaltungssysteme.
  • Ermöglicht schnellen Zugriff und einfaches Abrufen von Inhalten.
  • Es verwendet Java Frameworks wie Hibernate, Lucene und Spring, um eine hochflexible Dokumentenverwaltungslösung bereitzustellen.
  • Es wird mit einer Reihe gut definierter APIs geliefert, die in Anwendungen von Drittanbietern integriert werden können.

Offizieller Link: LogicalDOC

# 5) Feng Office

Feng Büro

Hauptmerkmale:

  • Feng Office ist ein Open-Source-DMS mit einer webbasierten Plattform für die Zusammenarbeit.
  • Einige gute Funktionen des Feng Office umfassen Zeiterfassung, Gantt-Diagramm, Aufgabenverwaltung und Wissensverwaltung.
  • Es ist benutzerfreundlich und ermöglicht das Markieren von Elementen.
  • Sie können den Inhalt sogar gleichzeitig verfolgen und an mehrere Benutzer senden.
  • Der einzige Nachteil ist, dass einige seiner Funktionen bei jedem Update kostenpflichtig sind.

Offizieller Link: Feng Büro

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Hauptmerkmale:

  • Nuxeo ist ein Open-Source-System, das den Inhaltsfluss durch den Geschäftszyklus verwaltet.
  • Das bewährte System reduziert den Zeitaufwand für die Suche und das Abrufen von Inhalten.
  • Es bietet eine Reihe von Möglichkeiten zum Erfassen des Inhalts, einschließlich des Scannens von Bildern.
  • Die Überwachungsprotokollierung ist eine der guten Funktionen, mit denen Sie den Inhalt verfolgen können, und ist auch eine einfachere Möglichkeit.
  • Bietet eine Vielzahl von APIs, eine robuste Plattform, einfache Anpassung und Wartung von Projekten.
  • Für Anfänger ist dies jedoch recht schwierig, und die Anpassung einiger Instanzen kann ebenfalls komplex werden.

Offizieller Link: Nuxeo

# 7) Wissensbaum

Wissensbaum

Hauptmerkmale:

  • Ein Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem, mit dem Sie den Inhalt verfolgen, freigeben und sichern können.
  • Besitzen Sie Funktionen wie Metadaten, Workflow, versioniertes Dokument-Repository und WebDAV-Unterstützung.
  • Sie können den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit abrufen.
  • Mit der Schnellwiedergabefunktion kann der Benutzer die Kadenzen von Inhalten erstellen und verwalten.

Offizieller Link: Wissensbaum

# 8) Seed DMS

Seed DMS

Hauptmerkmale:

  • Seed DMS ist ein benutzerfreundliches und Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem.
  • Dieses DMS basiert insbesondere auf PHP, MySQL und sqlite3.
  • Diente als voll entwickelte unternehmensfähige Plattform zum Verfolgen, Zugreifen auf, Speichern und Freigeben von Dokumenten.
  • Es kann als die nächste Version von LetoDMS betrachtet werden und ist vollständig damit kompatibel.
  • Ermöglicht das Bearbeiten von Dokumenten im HTML-Format.
  • Sie können eine Online-Präsentation vorbereiten und sie ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Offizieller Link: Samen DMS

# 9) Casebox

Casebox

Hauptmerkmale:

  • Casebox ist ein erweiterbares Tool zur Erweiterung des Inhalts-, Projekt- und Personalmanagements.
  • Es unterstützt Aufgabenverwaltung, Überwachung, Volltextsuche, Datenvererbung usw.
  • Außerdem verfügt Casebox über einen hervorragenden Versionskontrollmechanismus und dient zur bedingten Logik zur Unterstützung der Datensatzverwaltung.
  • Mit Casebox können Sie mehrere Dateien an einem einzigen Ort speichern und sperren, wobei die Benutzersteuerung darauf erfolgt.
  • Casebox bietet auch sicheres Hosting mithilfe der SSL-Verschlüsselung auf einem verschlüsselten Server.
  • Das Virtual Private Network (VPN) kann Ihre Kommunikation sicher halten.

Offizieller Link: Casebox

# 10) MasterControl-Dokumente

MasterControl-Dokumente

Wie öffne ich Torrent-Dateien?

Hauptmerkmale:

  • MasterControl Inc. ist eine kommerzielle Cloud-basierte Lösung, die eine schnellere Lieferung des Produkts ermöglicht, indem die Gesamtkosten und der Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten reduziert werden.
  • Steigert die Effizienz des Produkts und verwaltet die Unternehmensinformationen sicher
  • Dieses System bietet Funktionen wie Dokumentenkontrolle, Audit-Management, Qualitätsmanagement und andere regulatorische Prozesse.
  • Abgesehen von diesen gibt es einige andere Funktionen, die von diesem Tool bereitgestellt werden, z. B. Compliance-Management, Zusammenarbeit, Zugriffskontrolle, Druckverwaltung, Versionskontrolle, Dokumentlieferung und -indizierung, Zusammenarbeit und Volltextsuche.

Offizieller Link: Hauptschaltraum

# 11) M-Dateien

M-Dateien

Hauptmerkmale:

  • M-Files hilft Ihnen mit der Check-out-Funktion, Ihre Informationen sicher zu verwalten.
  • Diese Funktion verfolgt Ihre Dokumente bei jeder kleinen und großen Änderung.
  • Es ist ein nützliches, einfach zu implementierendes System und ein robustes Dokumentenverwaltungssystem.
  • Es ist auch für Windows und Mac verfügbar und auch mit Android- und iOS-Geräten kompatibel.
  • M-Dateien können problemlos in andere Anwendungen integriert werden und vermeiden Doppelarbeit.

Offizieller Link: M-Dateien

# 12) Worldox

Worldox

Hauptmerkmale:

  • Worldox ist ein kommerzielles und umfassendes System, das Dokumente und E-Mails verwaltet.
  • Worldox verfügt über Indizierungsfunktionen namens Archivierung und Aufbewahrung, mit denen die Daten bei Bedarf sofort verfügbar sind.
  • Es kann in SharePoint integriert und mit Windows, Android, Mac, iOS und Cloud bereitgestellt werden.
  • Zu den Dokumentenverwaltungsfunktionen von Worldox gehören Compliance Management, Zugriffskontrolle, Dokumentkonvertierung und -indizierung, E-Mail-Verwaltung, Versionskontrolle und Volltextsuche.

Offizieller Link: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Hauptmerkmale:

  • Dokmee ist ein Cloud-basiertes kommerzielles Dokumentenmanagementsystem mit der Effizienz und Sicherheit Ihrer Dokumente.
  • Dokmee bietet mehrere Desktops sowie Webkonfiguration, benutzerfreundliche Oberfläche sowie Tools zum Erfassen und Bearbeiten.
  • Dokmee unterstützt hervorragende Automatisierungsfunktionen mit Kernindizierungs- und Suchfunktionen.
  • Ermöglicht eine Reihe von Tools für die Dokumentabbildung und -verfolgung zur besseren Unterstützung.

Offizieller Link: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Hauptmerkmale:

  • Unterstützt den zentralen Kontrollmechanismus zum Speichern Ihrer Dokumente an einem einzigen Ort.
  • Ihre digitalen Dokumente können mit logischem Fachwissen schnell organisiert und sowohl als kommerzielle als auch als Open-Source-Version zur Verfügung gestellt werden.
  • Gescannte Dokumente können mithilfe der OCR-Funktion (Optical Character Recognition) in wortdurchsuchbare PDFs konvertiert werden.
  • Das webbasierte agile System speichert Ihre Datei in der Cloud, sichert Ihre Daten jedoch nicht automatisch und es können keine Daten wiederhergestellt werden.
  • Kompatibel mit allen Betriebssystemen und ermöglicht so die Volltextsuche und Versionskontrolle.

Offizieller Link: ademerit

Abgesehen von diesen Top 12 der meisten Dokumentenverwaltungssysteme haben wir noch einige weitere, die der obigen Liste hinzugefügt werden können. Ich habe sie im folgenden Abschnitt kurz vorgestellt.

Zusätzliche Tools

#fünfzehn) eFileCabinet :: Dieses kommerzielle Tool kann in alle Microsoft Office-Anwendungen integriert werden. Es ist mit mehreren Versionen von gehosteten und serverseitigen Dokumenten verfügbar.

Mit der einzigartigen Workflow-Funktion können Sie Ihre Aufgaben effizient planen.

Offizieller Link: eFileCabinet

# 16) ContractZen :: Es hilft Ihnen, Ihre wichtigen Dokumente mit allen Details wie Datum und Inhalt zu verwalten.

Sie können interne und externe Audits mit Ihren Dokumenten in ContractZen vorbereiten.

Offizieller Link: ContractZen

# 17) MaxxVault :: MaxxVault bietet EDMS- (Enterprise Document Management Systems), EMI- (Enterprise Information Management) und Cloud Document Management-Lösungen zur Verwaltung Ihrer Dokumente.

Es hilft, die Produktivitätskosten durch vollständige Automatisierungsunterstützung zu senken.

Offizieller Link: MaxxVault

# 18) DocsVault :: DocsVault Document Management-Systeme bieten die am besten geeigneten Funktionen zum Verwalten und Verfolgen Ihrer Dokumente.

Es umfasst Versionskontrolle, Dokumentensicherheit, Audit Trails & History, elektronische Dokumentworkflows, Dokumentprofilerstellung und Tagging usw.

Offizieller Link: DocsVault

# 19) eVault :: eVault ist ein webbasiertes Dokumentenverwaltungssystem. Es bietet Compliance-Management, mehrstufiges Hierarchie-Management usw.

Wie jedes andere Dokumentenverwaltungssystem bietet eVault auch Zugriffskontrolle, Dokumentindizierung, Versionskontrolle usw.

Offizieller Link: eVault

#zwanzig) Katalysator :: Catalyst hat mehrere kommerzielle Produkte wie Catalyst Insights entwickelt, die auf XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track und OnRamp basieren.

Es wurde mit Unterstützungsdiensten für mehrere Sprachen entwickelt.

Offizieller Link: Katalysator

# 21) D. Rupal :: Drupal ist ein Open-Source-Content-Management-System, das für seine Funktionen wie Content Authoring, Leistung und Sicherheit bekannt ist.

Modularität ist das Kernprinzip von Drupal. Dieses System ist flexibel, skalierbar und einfach zu bedienen. Mit Drupal können Sie Ihr eigenes integriertes digitales Framework erstellen.

Offizieller Link: DR fiel

# 22) Virtuell Büro :: Virtual Office verfügt über eine Suchfunktion zum Durchsuchen von Text, Autor, Attributen usw.

Es bietet auch eine gute Dateiverwaltung mit sicherem Speicher. Passt zum Geschäftskontext und findet die Informationen schnell zum richtigen Zeitpunkt.

Weiterführende Literatur = >> Top Folder Lock-Software für Windows 10

Offizieller Link: Virtuell Büro

# 2. 3) bitfarm-Archiv :: bitfarm-Archiv ist ein Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem und Enterprise Content Management für die prüfungssichere Archivierung.

Einige wichtige Funktionen sind die automatische Archivierung mehrerer Dokumentquellen, die Volltextsuche, die flexible Konfiguration usw.

Offizieller Link: bitfarm-Archiv

Das ist es!! Wir sind mit den beliebtesten Dokumentenmanagementsystemen fertig.

Sie können eine oder mehrere gemäß Ihren Anforderungen auswählen und sehen, welche für Ihre Organisation am besten geeignet ist. Durch den Einsatz dieser Software steigt die Gesamtproduktivität und die Aufgaben werden viel einfacher und flexibler.

Fazit

Die Dokumentenverwaltung reduziert den Aufwand und die Zeit für die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten.

Unterschied zwischen Testfall und Testszenario

Das Verwalten von Papierkram und das Verfolgen von Aufzeichnungen ist für denjenigen, der damit umgeht, eine mühsame Aufgabe. Die oben genannten Softwareprogramme sind jedoch sehr hilfreich, um sie in kürzerer Zeit flexibel zu gestalten.

Dokumentenverwaltungssysteme erfassen und organisieren Dokumente in elektronischen Dokumenten, damit Sie jederzeit problemlos auf sie zugreifen, sie verwalten und verfolgen können. Das Erfassen und Indizieren sind die großartigen Funktionen von DMS, mit denen mehrere und größere Dokumente gleichzeitig kombiniert werden können.

=> Kontaktiere uns um hier eine Auflistung vorzuschlagen.

Hoffe du hättest einen aus der obigen Liste ausgewählt !!!

Literatur-Empfehlungen

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