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So schreiben Sie effektive E-Mails an das QA-Team (oder ein beliebiges Team) (Beispiel-E-Mail enthalten)

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Was machen wir als erstes, wenn wir zur Arbeit gehen (oder manchmal, sobald wir aufwachen)? - E-Mails abrufen, richtig? Manchmal wissen wir nicht, wie unser Tag aussehen wird, bis wir jede E-Mail im Posteingang durchgelesen haben.

In vielen unserer früheren Artikel haben wir die Bedeutung des Guten hervorgehoben Kommunikationsfähigkeit um Ihre Botschaft effektiv an Ihre Zielgruppe zu übermitteln - eine der wichtigsten Soft Skills für Tester .

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf einen bestimmten Abschnitt der schriftlichen Kommunikation - E-Mail.

So schreiben Sie effektive E-Mails

Wir teilen einige Tipps und Tricks, um die E-Mail-Kommunikation reibungsloser und effektiver zu gestalten. Dies gilt für alle Teams und nicht nur für das QS-Team.

E-Mail-Kommunikation

Angenommen, Sie haben diese E-Mail erhalten:

E-Mail Nr. 1

Zu: Testteam
Gegenstand: QA-Update
Körper:
Mannschaft,
Die Bereitstellung von Code in der Staging-Umgebung hat sich unerwartet verzögert. Aus irgendeinem Grund wurde der Code verwechselt und wir wissen nicht, wann diese Probleme behoben werden. Wir müssen unsere Aktivitäten verschieben, wissen nicht bis wann. Also engagieren Sie sich uns selbst in anderen Testaktivitäten.

Die Änderungsanforderung CR0100H68 soll bis Ende dieses Monats in Produktion gehen. Bitte gehen Sie das Dokument vom Share Point aus durch und geben Sie mir einen Kostenvoranschlag.

Vielen Dank,
X, QA-Team.

Denken Sie, dass E-Mail effektiv ist? Vergleichen Sie es mit Folgendem:

E-Mail # 2

Zu: Testteam
Gegenstand: Die Bereitstellung von Staging-Umgebungscode wird auf unbestimmte Zeit verzögert und CR0100H68 muss analysiert werden
Körper:
Hallo Team,
Heute habe ich zwei Updates für das Team.

# 1) Die Staging-Umgebung Bereitstellungsprobleme:

  • Aus unerwarteten Gründen verzögert sich die Bereitstellung des Staging-Umgebungscodes - noch keine ETA. Wir müssen unsere Staging-Aktivitäten verschieben, bis wir weitere Updates haben.
  • Bitte arbeiten Sie daran, die Vorlagen für das Qualitätsaudit zu erstellen, bis es gelöst ist.

# 2) Neues Update und Aufgaben für Änderungsanforderung CR0100H68:

  • Wird voraussichtlich Ende des Monats online gehen.
  • Bitte gehen Sie die Dokumente durch und teilen Sie mir morgen die folgenden Details von EOD mit.

- Wie viele Testszenarien benötigen wir?
- Wie viel der vorhandenen Dokumentation müssen wir ändern?
- Wie viel Zeit zum Schreiben der neuen Dokumentation?
- Datenanforderungen testen?
- Testausführungszeit?

Vielen Dank,
X, QA-Team.

Wenn ich Empfänger von E-Mail Nr. 1 wäre, würde Folgendes passieren:

  • Ich werde es möglicherweise nicht sofort öffnen, da die Betreffzeile nichts dazu beiträgt, die Bedeutung des Inhalts der E-Mail zu verdeutlichen.
  • Selbst wenn ich es geöffnet habe - seien wir ehrlich, es ist nur ein großer Teil der Wörter. langweilig, um es gelinde auszudrücken.
  • Die zu erledigenden Aufgaben oder die Erwartungen an mich sind ziemlich vage, so dass ich wirklich keine Ahnung habe, was ich tun soll.

Aber wenn ich E-Mail # 2 bekomme:

  • Ich weiß, worum es in der E-Mail geht - die Betreffzeile hilft mir, den Ton der Kommunikation richtig zu erraten.
  • Der Inhalt ist klar in Aufzählungszeichen geordnet, um das Erfassen zu vereinfachen.
  • Alle zu erledigenden Aufgaben und die ETA sind klar definiert, sodass Sie wissen, was zu tun ist.

Im Idealfall würde ich die Nachricht aufteilen und zwei separate E-Mails zu den beiden Themen senden, zu denen ich Updates bereitstelle.
Aber das ist deine Entscheidung.

Wie Sie sehen, haben einfache Maßnahmen die Kommunikationsqualität verbessert.

Richtlinien, die die E-Mail-Kommunikation reibungsloser und effektiver machen

# 1) Organisieren Sie Ihre Gedanken, bevor Sie mit dem Verfassen der E-Mail beginnen.

#zwei) Verwenden Sie die Betreffzeile zu Ihrem Vorteil - Legen Sie den Ton fest, den die E-Mail enthalten soll. Geben Sie den Empfängern, wenn Sie so wollen, einen kleinen Einblick in das Innere.

#3) Verwenden Sie das Flag 'Wichtig' des E-Mail-Programms, um eine kritische Kommunikation zu signalisieren. Seien Sie jedoch bei Ihrer Entscheidung, was wichtig ist, umsichtig. Zum Beispiel, Wenn der Test aufgrund eines Fehlers nicht fortgesetzt werden kann und alle Teams darüber Bescheid wissen müssen, markieren Sie die E-Mail als wichtig.

# 4) Definieren Sie die Absicht der E-Mail klar. Es gibt 3 grundlegende Gründe für eine E-Mail

  • Sie geben Auskunft - Seien Sie klar über das, was Sie schreiben. Halte es klar, halte es einfach. Halten Sie es kurz.
  • Sie fordern Informationen an - Was willst du, wann willst du, wie willst du es.
    Zum Beispiel, Ich möchte eine Kopie des Testplandokuments von der EOD. Bitte legen Sie dasselbe in den gemeinsamen Projektordner und lassen Sie es mich wissen . - Eine Aussage wie diese sagt Ihnen: „Was - der Testplan, wann - EOD und wie - legen Sie ihn in den gemeinsamen Ordner.
  • Wissen - Dies sind Einzeiler und haben nicht viel zu bieten. Normalerweise 'Danke' oder 'Fertig'.

# 5) Versuchen Sie die Rechtschreibprüfung. Die meisten E-Mail-Anwendungen bieten die Option, diese Prüfung bei jedem Versand einer E-Mail obligatorisch durchzuführen.

Fragen und Antworten zu Analysteninterviews

# 6) Wenn Sie in die CC-Liste aufgenommen werden, bedeutet dies, dass es sich um eine FYI handelt. Sie müssen also nur wissen, was los ist, aber es wird nicht erwartet, dass Sie etwas unternehmen.

# 7) Verwenden Sie nicht 'Allen antworten', wenn dies nicht erforderlich ist.

# 8) Um zu vermeiden, dass eine E-Mail, die Sie an mehrere Empfänger gesendet haben, an alle beantwortet wird, geben Sie alle E-Mail-Adressen an.

# 9) Sei einfühlsam. Wenn Sie kritisches oder negatives Feedback zu einer Person oder einem Produkt geben, versuchen Sie dies, indem Sie direkt mit der Person sprechen oder eine E-Mail an nur diese eine Person senden.

Empfohlene Lektüre = >> E-Mail-Tools für Betreffzeilentester

Weitere Tipps zur Vermeidung von 'Ups' -Momenten

# 1) Fügen Sie die E-Mail-Adressen am Ende in die Felder An, CC oder BCC ein, sobald Sie die E-Mail verfasst haben und mit dem von Ihnen geschriebenen Inhalt zufrieden sind. Dies liegt daran, dass Sie manchmal versehentlich auf 'Senden' klicken, bevor Sie bereit sind, und der Absender einer unvollständigen oder falschen E-Mail sind.

#zwei) Wenn Sie versehentlich eine halb vollständige (oder halb unvollständige, je nach Ihrer philosophischen Neigung) E-Mail gesendet haben, steht eine Rückrufoption zur Verfügung, um Änderungen vorzunehmen.

#3) Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Schreiben offizieller E-Mails haben, versuchen Sie, einen Kollegen dazu zu bringen, diese für Sie zu lesen, bevor Sie sie senden und seine Meinung einholen.

# 4) Verwenden Sie keinen umgangssprachlichen Ausdruck oder eine Redewendung, es sei denn, Sie wissen, was dies bedeutet. Sie könnten am Ende etwas Peinliches sagen und eine einmal gesendete E-Mail ist ziemlich in Stein gemeißelt.

Ich hoffe wirklich, dass dies Ihnen hilft, bessere E-Mails zu schreiben. Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit.

Hast du noch weitere Tipps? Bitte geben Sie Ihr Feedback und kommentieren Sie es unten.

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